关于办理2007届毕业生

档案材料整理转递及户口迁移手续的通知

各学院学生工作办公室：

2007届毕业生派遣工作已经开始，现就2007届毕业生档案整理转递及户口迁移等有关事项通知如下：

一、毕业生人事档案的整理和转递

（一）人事档案的检查和整理

1、各学院按照教务处发放的档案目录中要求的内容整理档案材料，将档案材料的整理情况完整的记入档案目录，将《毕业生就业通知书》和档案目录放在档案材料的最上层，其余材料按档案目录依次排序。

2、各学院认真检查毕业生档案，没有档案或材料缺失的，各学院要向学校学籍科和招生办公室了解情况并告知学生本人，在毕业生的配合下设法查找或补齐。

3、档案材料一律用钢笔填写，字迹清晰工整，档案目录及档案材料填写的完整，需盖公章处必须加盖公章、切勿漏盖，不符合要求的档案材料应重新填写。

4、将每位毕业生的档案材料装入学生指导中心统一发放的新档案袋内，档案材料切勿遗漏，把自由夹﹑塑料夹等无关材料剔除。

（二）正常邮寄的毕业生人事档案移交和转递的办法

1、各学院按照转递单要求的格式填写《学生档案材料转递通知单》和打印毕业生档案邮寄名单、转送名单，均一式两份。

2、各学院要严格按派遣单位所属有接收档案权限的单位人事部门填写转递单。有接收档案权限的单位一般是县以上教育局、人事局、中省直企事业单位、计划单列企业等。一般私企、三资企业、二级单位、中小学等等没有接收档案权限。

3、各学院按实际的邮寄情况打印邮寄名单（一式两份，交邮局和学生指导中心各一份），将档案按邮寄名单的顺序排好，待统一邮寄。

4、各学院保管好相应所有档案转递的书面材料以备查询，剩余的档案在以后也按以上程序转递。

5、各学院务于7月13日前做好邮寄档案的准备工作，学生指导中心到各学院检查档案的整理情况。暂定为7月17日学生指导中心组织各学院统一邮寄。邮寄名单一份交学生指导中心，另一份交邮局，待邮局办理好邮寄手续后将邮寄单据返还各学院，各学院永久保留以备查询。毕业生查询档案邮寄情况时，直接问询各自学院学生工作办公室。

（三）不能正常邮寄的毕业生人事档案移交和转递的办法

1、在校期间受过纪律处分的毕业生，各学院按照学生教育管理科提供的名单，整理并标明原因，将其档案交由学生教育管理科管理和邮寄。相关问题及查询档案可直接与学生教育管理科联系。咨询电话：2738415。

2、在校期间办理中国银行国家助学贷款且尚未结清的毕业生,学工处将在整理档案材料前把相应的“贷款信息登记表”发至各学院，装入学生档案（由于考研先行调档的贷款毕业生，其登记表归入本人剩余装档材料），中行贷款毕业生在2007年6月30日前未还清贷款且未办理还款确认手续者，学工处将其名单送至各相关部门，待办理还款确认手续后方可为其办理离校手续。在齐齐哈尔商业银行申请贷款的毕业生贷款手续未履行完毕者，待相关手续完成并将其“贷款信息登记表”装入本人档案后方可办理离校手续。在未办理离校手续前,档案留存学院。贷款还清后，学生须持学工处出具的证明办理相关手续。相关问题可向学生资助科咨询。电话：2742561。

3、对于欠费的毕业生，如果截止到6月29日仍未交齐欠费的，由财务处于7月2日提供欠费名单，请各学院到东区财务收费科领取欠费名单。如欠费名单有变更，以财务处通知为准，联系电话：2738187，联系人：于月香。各学院学生工作办公室依据此名单将欠费毕业生的档案单独归类整理，待欠费补齐后，须持财务处开具的“欠费已交齐”的证明方可领取《毕业生就业通知书》，并办理转递档案手续。

4、对于因成绩不合格结业的毕业生，档案留存学院。结业的毕业生待拿到毕业证书后，由本人拿着毕业证书到学院办理手续。

5、各学院将所有留存学院的档案名单在档案邮寄的当天交学生指导中心，并注明留档原因。

6、档案中暂无《毕业生就业通知书》底联或经确认有其它问题的档案，学院将其情况告知毕业生，同时将档案交给学生指导中心。

7、因特殊原因需由毕业生本人自带的档案，应由毕业生本人持就业单位开具的写有“同意毕业生本人自带档案”字样的介绍信办理自带手续；签领表及转递单的存根要由毕业生本人、学院经手人签字，并由学院学生工作办公室永久留存备查。

二、毕业生的组织档案转递办法

共产党员和入党积极分子的组织关系的具体办理和组织档案的具体转递手续由党委组织部另行通知，专用组织档案袋和封条由组织部统一发放。组织部咨询电话：2738321。强调以下2点：

1、正式党员的《入党志愿书》、《入党申请书》、自传、政审材料、《转正申请书》、《入党积极分子考察写实表》和《预备党员考察写实表》等７项材料直接装入本人人事档案袋，其他材料剔除。

2、中共预备党员、入党积极分子的所有组织材料均不能装人事档案，而统一装入由我校党委组织部统一印制的专用组织档案袋中，并按照我校党委组织部的要求办理。

三、毕业生的户籍关系迁移办法

1、毕业生办理户口关系转移手续时，只能由毕业生户口所在辖区公安派出所按《毕业生就业通知书》上标明的毕业生就业单位地址，为毕业生办理户籍迁移手续。毕业生不得自行指定迁移地址。

2、入学时已将户口迁入学校的毕业生，保卫处在毕业生离校前按学生指导中心提供的派遣名单办理好迁移手续，户口迁移证由各学院学生工作办公室统一发放到毕业生本人。

3、家在本市且入学时未将户口迁入学校的学生，领到《毕业生就业通知书》后，凭《毕业生就业通知书》和《毕业证书》到入学前户口所在(即目前户籍关系所在)的公安派出所办理户口迁移手续，之后才能到单位报到。

4、户口迁移证应妥善保管，不要折皱污损，更不能丢失，发现错漏立即向公安派出所或校保卫处提出，不能自行涂改，否则作废。

5、毕业生到工作单位报到后，务必在有效期内持《户口迁移证》和《毕业生就业通知书》及工作单位证明到单位所在辖区公安部门办理落户手续，过期作废。

6、未落实具体单位的毕业生，也应妥善保管《户口迁移证》，避免遗失或过期作废。

7、未落实就业单位，办理省龙育公司人事档案代理手续的毕业生，由各学院学生工作办公室以《人事代理协议书》为依据与校保卫处核准迁移地——黑龙江省龙育公司。

8、户口迁移如有疑问，请与户籍科孟老师联系，电话：2742533。

四、几点注意事项：

1、 各学院相关工作人员务必本着对毕业生高度负责的态度认真读懂本通知，并严格按通知要求整理毕业生档案。有不懂之处要及时向有关部门咨询，以免造成工作失误。

2、 各学院整理档案时，要先列出重名毕业生名单，以避免将重名的毕业生档案装错。

3﹑各学院对所有转档材料做好备案备查工作，发生人事变动时，要做好交接工作，不能因个人人事变动导致材料丢失，影响正常工作。如转递过程中，毕业生有疑问可向本院学工办查询，遇到特殊问题由学院向学生指导中心及相关工作部门反映。

4、毕业生离校后查询档案的期限为三个月。毕业生离校后要及时与派遣单位、派遣地教育局、人事局及所在单位联系，查询档案的确切去向，在短时间内获知本人档案收执情况。如果确定没收到档案，可向本学院学工办负责毕业生档案转递的老师查询，如有还有疑问，由此次负责邮寄档案的老师拨打邮局的电话0452-2553668，找王宏岩同志查询邮寄情况。若有特殊情况与学生指导中心董云飞联系。如果超过四个月的查询期限，学校和邮政部门都难以查到邮递记录，很难查清档案的去向，由此所造成的后果由毕业生本人承担，学校概不负责。

5、部分单位邮寄档案地址说明：

由于以下单位来信提出要求，我校根据其要求，将档案转递到如下地址：

a)   北京市各区教育委员会接收的，直接邮到＊＊区教委人事科。

b)   上海市各区教育委员会接收的，直接邮上海市延安西路90号，上海市高校毕业生就业指导中心。

c)   青岛市教育系统接收的，直接邮青岛市教育人才市场。

d)    派遣到以下单位（哈尔滨市教育局；哈尔滨市人事局；大庆市教育局；　　　　　　　　大庆市人事局；大庆市石油管理局；齐齐哈尔市教育局；齐齐哈尔市人事局；　　　　　　　黑龙江省龙育公司）的毕业生，在整理档案时，按派遣单位名称为依据各自打成捆儿，并附一式两份名单（必须有专业、姓名、单位名称等项目，一份交接收单位，另一份由接收单位盖章后由所在学院永久存档备查），档案顺序与名单顺序一致即可。统一交寄后，学生指导中心派专人专车送达以上单位。

各学院学生工作办公室负责毕业生档案整理转递工作的老师，以上情况不清楚或有其他特殊情况，请与学生指导中心董云飞联系，电话：2738637，特此通知。

齐齐哈尔大学学生指导中心

　　　　　　　　　　　　　　　　　        2007年6月21日